Tietosuojaseloste

Tietoa siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi

Meille coeo Perintä Oy:ssä, y-tunnus 3527378-9 (jäljempänä "Coeo"), on tärkeää, että voit luottaa siihen, että käsittelemme henkilötietojasi turvallisesti ja asiaankuuluvien lakien ja määräysten mukaisesti. Coeo toimii henkilötietojesi rekisterinpitäjänä. Kaikessa henkilötietojesi käsittelyssä noudatamme sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 27. huhtikuuta 2016 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679 (yleinen tietosuoja-asetus) ja yleistä tietosuoja-asetusta täydentävän kansallisen lainsäädännön mukaisesti.

Tämä tarkoittaa, että suojaamme henkilötietojasi asianmukaisin teknisin ja organisatorisin suojatoimenpitein. Sinulla on myös oikeus ottaa meihin yhteyttä milloin tahansa saadaksesi selville, mitä henkilötietoja sinusta olemme tallentaneet. Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten keräämme, käsittelemme, säilytämme ja suojaamme henkilötietojasi. Pidätämme oikeuden päivittää tätä selostetta tarvittaessa esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen versio on aina saatavilla verkkosivuillamme.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Henkilötiedot ovat tietoja, jotka voidaan tavalla tai toisella yhdistää sinuun yksilönä joko suoraan tai epäsuorasti. Esimerkkejä henkilötiedoista ovat nimesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi, postiosoitteesi ja syntymäaikasi.

Velallisena käsiteltävät henkilötiedot

Jos sinulla on velkaa, olet velvollinen maksamaan jonkin erän tai olet yhteisvastuussa velasta toisen velallisen kanssa tai hänen puolestaan, käsittelemme seuraavia tietoja: etunimi, sukunimi, suomalainen henkilötunnus, asiakasnumero ja rekisteröity osoite sekä puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Näiden tietojen lisäksi voimme käsitellä tietoja maksamattomista veloista, sopimuksista ja muista velan perusteena olevista olosuhteista sekä tietoja yksittäisistä osamaksuista. Käsittelemme myös tietoja taloudellisesta tilanteestasi, henkilökohtaisista olosuhteistasi, veloistasi sekä tietoja meneillään olevista ja menneistä ulosmittauksista. Voimme hankkia ja käsitellä henkilökohtaisia luottotietojasi myös Suomessa toimivien luottotietoyhtiöiden ylläpitämistä luottotietorekistereistä.

Asiakkaana, toimijana, viranomaisena tai yhteistyökumppanina käsiteltävät tiedot

Jos olet asiakkaamme, työskentelet viranomaisessa (kuten ulosottolaitos, käräjäoikeus, Verohallinto) tai toimit yhteistyökumppanina, käsittelemme seuraavia tietoja: etunimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tehtävänimike sekä organisaation nimi, jossa työskentelet. Tämä koskee myös asiakkaidemme, toimittajiemme ja potentiaalisten asiakkaiden sekä yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöitä.

Rikoksia ja rikkomuksia koskevat henkilötiedot

Poikkeustapauksissa voimme käsitellä rikoksia tai rikkomuksia koskevia henkilötietoja. Tällaisia henkilötietoja käsitellään vain, jos tiedot ovat välttämättömiä oikeudellisten vaatimusten laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai jos käsittely perustuu lakiin.

Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat tiedot

Rahanpesutarkastuksissa arkaluonteisia tietoja voidaan käsitellä jossain määrin. Näitä tietoja käsitellään vain, jotta voimme täyttää lakisääteisen velvoitteemme suorittaa nämä tarkastukset.

Miten keräämme henkilötietoja

Velallisena tai yhteisvastuullisena

Jos henkilötietosi liittyvät velallisuuteen tai yhteisvastuuseen, saamme tietosi ensisijaisesti aikaisemmilta velkojilta ja perintätoimeksiantoa suorittaessamme, kun perimme saatavia, joita et ole maksanut. Keräämme henkilötietoja myös suoraan sinulta esimerkiksi puhelimitse, sähköpostitse tai verkkosivustomme kautta tapahtuvan yhteydenoton yhteydessä. Lisäksi saamme henkilötietoja myös julkisista rekistereistä, kuten ulosottolaitoksen, tuomioistuimen, Verohallinnon sekä Digi- ja väestötietoviraston rekistereistä. Teemme parhaamme varmistaaksemme, että kaikki tietosi pysyvät ajan tasalla ja oikeina. Päivitämme osoitetietoja säännöllisesti väestötietojärjestelmästä. Käytämme ulkoista osoitetietopalvelua, jolla on rajattu pääsy henkilötietoihisi.

Asiakkaana, toimittajana, viranomaisena tai yhteistyökumppanina

Jos olet asiakkaamme tai työskentelet viranomaisessa tai virastossa, saamme henkilötietosi ensisijaisesti työnantajaltasi tai sinulta itseltäsi.

Käsittelemme henkilötietojasi aina vain siihen tarkoitukseen, johon ne on alun perin kerätty. Emme käytä tietojasi muihin tarkoituksiin ilman laillista perustetta tai erillistä suostumustasi.

Miksi käsittelemme henkilötietojasi

Velallisena

Käsittelemme henkilötietojasi velallisena ensisijaisesti siihen tarkoitukseen, että perimme asiakkaamme toimeksiannosta tai omasta puolestamme erääntynyttä velkaasi. Perintätoimilla pyritään maksun saamiseen, vaatimuksen määrittämiseen, täytäntöönpanoon tai muun suorituksen toteuttamiseksi. "Perintätoimet" tarkoittavat kaikkia toimia, joita käytämme maksamattoman velan perimiseen. Tällaisia toimenpiteitä ovat muun muassa perintävaatimusten ja muun tyyppisten perintäkirjeiden lähettäminen, yhteydenpito velalliseen tai velallisen edustajaan, maksusuunnitelmien ja maksujen hallinnointi, yhteydenpito viranomaisiin tai virastoihin sekä muut saatavan vahvistamiseen tähtäävät toimenpiteet, kuten oikeustoimet ja saatavan täytäntöönpanoon liittyvät menettelyt. Henkilötietojasi käsitellään sellaisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, jossa olet osapuolena ja jonka mukaan olet velvollinen maksamaan velan.

Keräämme ja käsittelemme myös tietoja taloudellisesta tilanteestasi, henkilökohtaisista olosuhteistasi ja ulosottohistoriastasi, jotta voimme arvioida sopivimmat perintätoimenpiteet. Tietoja käsitellään myös sen määrittämiseksi, onko ryhdyttävä oikeustoimiin ja jos on, minkä tyyppisiin toimiin, kuten maksuunpanoa koskeva hakemus, menettelyn aloittaminen tuomioistuimessa tai täytäntöönpanohakemuksen jättäminen. Tarvittaessa hankimme luottotietosi luottotietorekistereistä luottotietolain (527/2007) mukaisesti. Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme varmistaa henkilötietojen oikeellisuus ja määrittää kussakin tapauksessa tarkoituksenmukaiset toimenpiteet.

Käsittelemme henkilötietoja myös profilointia varten, jonka avulla arvioimme maksukäyttäytymistä ja valitsemme taloudelliseen tilanteeseesi sopivimmat perintätoimet. Käytännössä profilointi perustuu asiakashistoriaan, maksutietoihin ja velkoihin. Emme käytä automaattista päätöksentekoa ilman ihmisen osallistumista, eikä profiloinnilla ole sinuun kohdistuvaa oikeudellista vaikutusta. Profilointi perustuu oikeutettuun etuumme, ja sinulla on oikeus vastustaa profilointia erityiseen tilanteeseesi liittyvistä syistä. Lisätietoja tietosuojaoikeuksistasi löytyy tämän tietosuojaselosteen lopusta.

Asiakkaana, yhteistyökumppanina, yhteyshenkilönä, toimittajana ja viranomaisena

Käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun etumme perusteella, kun se on tarpeen sopimus- tai liiketoimintasuhteen hoitamiseksi, hallinnoimiseksi ja käsittelemiseksi sinun tai edustamasi organisaation kanssa. Esimerkkejä tällaisesta käsittelystä ovat asiakkaan tai yhteistyökumppanin kanssa tehdyn sopimuksen täytäntöönpano, laskutus tai taloudellisten valmiuksien arviointi tai yleiset turvallisuus- ja taloudelliset syyt.

Jos toimit edustajana, käsittelemme tietojasi, jotta voimme olla yhteydessä sinuun edustamasi henkilön tai organisaation asioissa, esimerkiksi velan perimiseksi valtakirjan perusteella.

Käsittelemme jossain määrin viranomaisen henkilöstön tietoja, kun se on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, kuten yhtiö-, vero- ja työoikeudellisen lainsäädännön mukaisesti. Tämä koskee esimerkiksi yhteydenpitoa Verohallinnon tai Patentti- ja rekisterihallituksen työntekijöihin. Lisäksi tietoja käytetään varmistamaan, että esimerkiksi velkasaneerauksessa, riidanratkaisussa ja täytäntöönpanossa tarvittavat toimenpiteet toteutetaan.

Muut käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietojesi käsittely on välttämätöntä myös lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi. Esimerkkejä tällaisesta käsittelystä ovat kirjanpitolain (1336/1997) mukaiset kirjanpitotarkoitukset, rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017) mukainen asiakkaiden tunnistaminen ja rahanpesun estäminen, hyvän perintätavan noudattaminen, lain perintätoiminnan harjoittajien rekisteröinnistä (411/2018) ja perintälain (513/1999) mukaiset velvoitteet sekä yleisesti toimivaltaisten viranomaisten virallisiin tiedusteluihin vastaaminen.

Asiakaspalvelumme puheluiden tallenteet säilytetään asiakaspalvelumme laadunvalvonnan ja hyvien perintäkäytäntöjen varmistamiseksi sekä koulutustarkoituksiin. Tämä käsittely perustuu oikeutettuun etuumme.

Edellä mainittujen lisäksi tietoja käytetään myös toimintamme kehittämiseen, mukaan lukien riskienhallintaan, menettelytapojen kehittämiseen, toiminnan suunnitteluun, tilastointiin ja seurantaan sekä liiketoiminnan kehittämiseen. Tämä tehdään toimintamme analysoimiseksi ja kehittämiseksi oikeutetun etumme perusteella.

Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Poistamme henkilötietosi velallisena tai viranomaisen/viraston edustajana tai virkamiehenä heti, kun tietoja ei enää pidetä tarpeellisina siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty.

Perintätoimintaan liittyviä henkilötietoja säilytetään vähintään viisi (5) vuotta perintätoiminnan päättymisestä lain perintätoiminnan harjoittajien rekisteröinnistä (411/2018) mukaisesti. Kirjanpitotietojen säilytysaika on aineistosta riippuen kuusi (6) tai kymmenen (10) vuotta kirjanpitolain (1336/1997) mukaisesti.

Jos olet asiakas, käsittelemme henkilötietojasi koko liikesuhteemme ajan ja yhden (1) vuoden ajan sen päättymisen jälkeen. Käsittelemme toimittajasopimuksesta ilmeneviä henkilötietoja 10 vuoden ajan tarkoituksen päättymisestä. Rahanpesutarkastusten yhteydessä kerättyjä tietoja säilytetään rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017) mukaisesti viisi (5) vuotta liiketoimen toteuttamisesta.

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Saatamme jakaa henkilötietojasi konsernimme sisällä tai valittujen yhteistyökumppaneiden ja toimittajien kanssa, jos se on tarpeen toimintamme jatkamisen tai palveluiden tuottamisen kannalta. Ennen tietojen jakamista varmistamme, että kaikki osapuolet ovat sitoutuneet käsittelemään tietoja turvallisesti, asianmukaisesti ja luottamuksellisesti. Toimittajilla ei koskaan ole oikeutta käyttää tietojasi mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin määrittelemäämme tarkoitukseen.

Jotta voimme toteuttaa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen, voimme jakaa tietojasi luotettaville yhteistyökumppaneillemme, kuten IT- ja järjestelmätoimittajille, asiakkaillemme, ulkoisille palveluntarjoajille (esim. postiyhtiöt), oikeudellisille neuvonantajille, valtuutetuille prosessipalvelijoille sekä muille tahoille, jotka osallistuvat palveluidemme tuottamiseen. Lisäksi voimme luovuttaa henkilötietojasi luottotietoyrityksille luottotietojen hankkimiseksi luottotietorekistereistä. Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille, kuten Ulosottoviranomaiselle, Verohallinnolle ja tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietojasi voidaan luovuttaa esimerkiksi Verohallinnolle, jos olet maksanut korkoa, joka on ilmoitettava verotuksessa, käräjäoikeudelle tai ulosottoviranomaiselle, jos toimeenpanomenettely on vireillä tai tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos se suorittaa tarkastuksen.

Jos olet velallinen ja muutat toiseen maahan, saatamme osana velan perintäprosessia käyttää perintätoimistoa siinä maassa, jossa kulloinkin olet. Tällaisessa tapauksessa perintätapaukseen liittyvät henkilötiedot jaetaan käyttämämme perintätoimiston kanssa.

Miten suojaamme henkilötietojasi

Pyrimme kaikin tavoin varmistamaan, että henkilötietojasi käsitellään turvallisesti ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Olemme ottaneet käyttöön asianmukaiset turvallisuus- ja suojatoimet henkilötietojesi suojaamiseksi luvattomalta käytöltä, muuttamiselta ja poistamiselta sekä varmistaaksemme, että käsittely tapahtuu sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Henkilötietojesi suojaamiseksi olemme ryhtyneet muun muassa seuraaviin toimenpiteisiin: säännölliseen riskien arviointiin, henkilöstön jatkuvaan koulutukseen, henkilötietoihin pääsyn rajoittamiseen, varmuuskopioiden luomiseen, palomuurien ja virustorjuntaohjelmien käyttöönottoon sekä verkkosivustomme salaamiseen. Coeo huolehtii erityisen tarkasti siitä, että henkilötietojen jakelu sisäisesti on rajattua siten, että vain niillä henkilöstön jäsenillä, jotka tarvitsevat pääsyn henkilötietoihin tehtäviensä hoitamiseksi, on pääsy tällaiseen tietoon.

Aina kun meidän on siirrettävä henkilötietoja ulkopuoliselle taholle, varmistamme, että käytämme turvallista siirtotapaa.

Jos tapahtuu tietoturvaloukkaus, joka voi vaikuttaa sinuun tai henkilötietoihisi, annamme sinulle viipymättä tarvittavat tiedot rikkomuksen mahdollisten haitallisten vaikutusten lieventämiseksi.

Henkilötietojen siirto kolmanteen maahan

Pääsääntöisesti sekä me että yhteistyökumppanimme käsittelemme tietojasi vain EU:n/ETA:n alueella. Mikäli henkilötietoja käsitellään EU:n/ETA:n ulkopuolella, varmistamme riittävän tietosuojan tason esimerkiksi käyttämällä yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia vakiosopimuslausekkeita.

Evästeiden käyttö

Verkkosivustomme käyttää evästeitä, joiden käyttöön voi liittyä henkilötietojen käsittelyä. Lisätietoja saat evästekäytännöstämme.

Sinun oikeutesi

Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa siitä, että henkilötietojasi käsitellään sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja että voit käyttää oikeuksiasi. Voit ottaa meihin yhteyttä milloin tahansa, jos haluat käyttää yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiasi.

Vastaamme pyyntöösi kuukauden kuluessa, ellei kyseessä ole poikkeuksellinen tilanne. Jos emme voi toteuttaa toivomaasi toimenpidettä kuukauden sisällä, ilmoitamme siitä sinulle ja selitämme viivästyksen syyn.

Oikeus peruuttaa suostumuksesi

Voit milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumuksen kokonaan tai osittain. Peruutus astuu voimaan siitä hetkestä, kun se on tehty, ja lopetamme suostumukseen perustuvan käsittelyn.

Oikeus saada tietoja ja saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada tietoa siitä, mitä henkilötietoja käsittelemme sinusta ja miten niitä käsitellään. Voit myös pyytää kopion käsittelemistämme tiedoista.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua ilman aiheetonta viivytystä tai saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.

Oikeus tietojen poistamiseen ja rajoittamiseen

Sinulla on oikeus milloin tahansa pyytää tietojesi poistamista, jos käsittely ei ole enää merkityksellistä siihen tarkoitukseen, jota varten tiedot kerättiin.

Voit myös pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tietyissä tapauksissa, esimerkiksi silloin, kun katsot, että tiedot ovat virheellisiä ja olet pyytänyt tietojen oikaisua. Tällöin sinulla on myös oikeus pyytää, että henkilötietojesi käsittelyä rajoitetaan tietojen paikkansapitävyyden selvittämisen ajaksi.

Oikeus tietojen siirrettävyyteen

Jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, sinulla on oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

Oikeus vastustaa käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka perustuu etujen tasapainoon. Jos vastustat käsittelyä tällaisissa tapauksissa, voimme jatkaa henkilötietojesi käsittelyä vain, jos on mahdollista osoittaa, että tietojen käsittelyyn on olemassa ratkaiseva oikeutettu syy, joka on tärkeämpi kuin etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai jos käsittely suoritetaan oikeudellisten vaatimusten laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. 

Oikeus tehdä valitus

Jos sinulla on huolia tai valituksia henkilötietojesi käsittelystä, voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaamme. Lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Verkkosivusto: www.tietosuoja.fi

Yhteystiedot

Jos haluat käyttää tietosuojaan liittyviä oikeuksiasi tai jos sinulla on kysyttävää siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi, voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaamme sähköpostitse osoitteeseen dpo@coeo.fi tai alla olevien yhteystietojen kautta:

coeo Perintä Oy (y-tunnus: 3527378-9)

Postiosoite: Eteläesplanadi 2, 00130 Helsinki

Sähköposti: dpo@coeo.fi